03 nguyên tắc trong cách đặt tên gmail chuyên nghiệp cần biết
Đặt tên email chuyên nghiệp là cách để gây ấn tượng với người nhận đầu tiên mỗi khi chúng ta gửi thư. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường không để ý đến cách đặt tên email chuyên nghiệp. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách đặt tên email sao cho gây được nhiều ấn tượng nhất qua bài viết dưới đây.
Nếu như cách đặt tên Facebook, cách đặt tên instagram và đặt tên kênh youtube có thể là tên chính chủ, tên mô tả được nội dung - chủ đề hoặc đặt một cái tên độc lạ để gây ấn tượng thì đặt tên email lại hoàn toàn khác. Tên email cần có sự chỉn chu, trong trường hợp sử dụng email để làm việc, đây cũng là yếu tố để đánh giá mức độ chuyên nghiệp.
Tầm quan trọng của tên email
Hiện nay có rất nhiều cách để liên hệ khác nhau như gọi điện, gửi tin nhắn, viết thư, nhắn tin qua mạng xã hội,.... Trong đó, hình thức gửi thư nhanh chóng, tiện lợi và lịch thiệp nhất phải kể đến gửi email.
Dù là trong công việc, học tập hay một số vấn đề trong cuộc sống, email vẫn luôn giữ một vai trò đặc biệt quan trọng. Nó vừa giúp việc trao đổi trở nên dễ dàng và thuận lợi, vừa đảm bảo được sự tôn trọng nhất định của người gửi với người nhận và ngược lại.
Bên cạnh nội dung email, định dạng chữ, hình ảnh,.... thì tên email là một yếu tố quan trọng tạo nên tính chuyên nghiệp của mỗi cái email được gửi đi. Nó là cái giúp bạn gây ấn tượng đầu tiên với người nhận. Do đó, bạn hãy đặc biệt quan tâm đến cách đặt tên gmail chuyên nghiệp.

Hướng dẫn cách đặt tên email chuyên nghiệp
Để đặt được một tên email chuyên nghiệp nhất, các bạn cần lưu ý đến 03 nguyên tắc quan trọng sau đây:
Luôn sử dụng tên miền riêng sử dụng tên miền riêng
Để tạo ấn tượng với khách hàng mỗi khi gửi email, điều đầu tiên bạn cần làm đó là mua domain riêng. Thay vì sử dụng tên-bạn@gmail.com thì hãy sử dụng một tên miền riêng như Tên-bạn@digistar.vn.
Việc sử dụng tên miền riêng trong cách đặt tên email sẽ giúp bạn dễ dàng và linh hoạt hơn trong sử dụng trên Outlook, Outlook Express hay chỉ với một trình duyệt website. Bạn có thể tùy chỉnh, cải thiện, thêm, xóa hay thay đổi password các email khi có sự cải thiện nhân sự.
Sử dụng tên miền riêng trong đặt tên email còn có một số tính năng tiện ích như: chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email lạ, chống spam… Tất cả nhằm mang đến sự thuận tiện và thoải mái cho người dùng.
Chỉ cần một chiếc máy tính hay điện thoại có tích hợp webmail là đã có thể truy cập tài khoản email bất cứ nơi đâu. Bên cạnh đó còn có thể chủ động viết content email gửi đi và nhận về nhân sự cung cấp nhu cầu bảo mật thông tin trong nội bộ.

Tránh đặt nickname và số khi đặt tên email chuyên nghiệp
Bên cạnh sử dụng tên miền riêng thì đặt tên người dùng cũng là một phần rất quan trọng trong cách đặt tên email chuyên nghiệp.
Chẳng hạn như bạn là Nguyệt thì email của bạn sẽ là Nguyet@YourDomain.com. Thực tế, một cái tên user không khó khăn giống như Nguyet sẽ tạo sự chuyên nghiệp hơn là BadGirl789.
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để đặt cho mình một cái tên email khác biệt để không bị trùng lặp với tên của người khác. Điều này không hề khó khăn chút nào, cho dù sử dụng tên đầu tiên hay tên đầy đủ thì sự phối hợp của tên và chữ cái đầu cũng là cách để tạo sự khác biệt cho cái tên của bạn. Mỗi một hình thức đặt tên của mỗi người mà có kịch bản không giống nhau.
Bạn hãy lưu ý rằng, địa chỉ email nắm giữ một nửa tính chuyên nghiệp trong quá trình làm việc qua email của bạn. Trong quá trình đặt tên email, bạn nên lựa chọn tên đầy đủ họ và tên xuất hiện bên cạnh trong bài viết.

Tạo địa chỉ đặc biệt để hiển thị trên trang web
Thông thường, địa chỉ email sử dụng thêm vào với KH sẽ khác với địa chỉ mà bạn đăng trên web. Nó chỉ không xảy ra khi bạn là người cai quản duy nhất, bạn dùng địa chỉ một mình để “liên hệ”. Điều này vừa không thể hiện được tính chuyên nghiệp, vừa khiến khách hàng không mấy thích thú về doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Ngược lại, nếu bạn sử dụng một cái email duy nhất sẽ làm tăng tính thuyết phục hơn cho doanh nghiệp. Nó cũng thuận tiện hơn trong việc chuyển tiếp thư-outs vào account của các thành viên trọng từng bộ phận nhất định. Điều này giúp một email gửi cho bộ phần sale cũng có thể được chuyển tiếp đến email cá nhân và quản lý sale của bạn. Và tất nhiên là một chiếc mail liên quan đến hoạt động marketing có thể được chuyển tiếp đến bạn và cai quản phương tiện truyền thông thế giới của bạn.
Nếu như trước đây cách đặt tên email chuyên nghiệp là hướng dẫn để tách mình ra khỏi đám đông. Nó thể hiện cho cam kết của bạn và thể hiện cho một con người có trình độ và quy định. Thì đến nay, cách đặt tên email lại mang về nhiều quyền lợi hơn nữa. Việc đặt cho mình một tên email chuyên nghiệp là cách để bạn chứng minh doanh nghiệp bạn đáng tin cậy và có sự đầu tư.

Trên đây là các nguyên tắc trong cách đặt tên email chuyên nghiệp mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng những chia sẻ của chúng tôi dễ hiểu, hữu ích và giúp bạn đặt được một cái tên email chuyên nghiệp nhất.
Xem thêm: